„Dos and Don’ts“ in Online-Meetings

1. Machen Sie sich mit der Technik vertraut

Nichts ist peinlicher, wenn man als Gastgeber oder Moderatorin eines Online-Meetings ständig rumfriemelt, wahllos Fenster auf dem Desktop öffnet etc. Ähnlich störend ist es, zu spät in ein Meeting zu kommen, weil man die Technik nicht kennt. Für eine gute Gesprächsqualität sollte immer ein Headset verwendet werden.

2. Aufräumen vor dem Desktop-Sharing

Wer in einem Online-Meeting seinen Desktop mit den anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern teilt, sollte sicher stellen, dass der PC-Schreibtisch sauber und aufgeräumt ist. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören nicht in ein professionelles Meeting.

3. Mit Namen melden

Wer sich in einem Online-Meeting zu Wort meldet, sollte (zu Beginn und nach längeren Pausen) seinen Namen nennen. Für andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist es schwer, Beiträge allein aufgrund der Stimme zuzuordnen. Dies gilt ins- besondere für Telefonkonferenzen, bei denen der Name der Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht durch das System eingeblendet wird.­­­­

4. Webkonferenzen mit Webcam

Wenn man seine Geschäftspartner sehen kann, sollte man Business-Kleidung tragen. Beim Sprechen Gesten vermeiden, die von anderen Kulturen missverstanden werden könnten. Zudem sollte die Kamera so eingestellt sein, dass man direkt in die Linse schaut. Sinnvoll ist auch, einen geeigneten Hintergrund zu wählen.

5. Andere ausreden lassen

Ausreden lassen gilt als eine der wichtigsten Benimmregeln. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Bei Mangel an Zeit, können offene Fragen noch nach dem Meeting schriftlich beantwortet werden.

6. Nicht in den Hörer oder das Headset schnaufen

Jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen, nicht nur bei Headsets mit Mikro direkt vor dem Mund. Auch Telefone übertragen solche Störgeräusche. Daher den Stummschalter am Telefon betätigen, während andere präsentieren oder vortragen.

7. Teilnehmer/innen vorstellen

Gastgeber sollten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu Beginn einer Webkonferenz kurz vorstellen und die geplanten Themen erläutern. Das schafft Bewusstsein, schließlich interagiert man ja nicht persönlich. Auf der integrierten Teilnahmeliste sind alle Namen sichtbar. Dadurch kann man einzelne Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch persönlich adressieren.

8. Abwechselnd moderieren

Der Sinn eines Meetings ist nicht, dass immer nur einer redet. Gäste, externe Spezialisten – jeder kann zur Moderatorin oder zum Moderator werden. Es gilt zu bedenken, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer innerlich abschalten, wenn sie immer nur in der passiven Rolle bleiben. Der oder die Leiter eines Online-Meetings sollten daher alle Beteiligten einbinden.

9. Aussprache und Körpersprache beachten

In Online-Meetings lieber langsam und betont deutlich sprechen. Gestik und Körpersprache dürfen so lebendig bleiben wie in einem „normalen“ Meeting. Bei einem virtuellen Meeting ohne Webcam oder Telefonkonferenzen gibt es keine Körpersprache und Mimik. Daher sollten sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Formulierungen gut überlegen, um nicht missverstanden zu werden.

10. Digitales wegdriften vermeiden

Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die nicht einbezogen sind, können zu so genannten „Digital Drifters“ werden – also die Beteiligten, die gelangweilt oder unaufmerksam sind. Tipp für Gastgeber/Moderatoren: Meetings, Schulungen oder Präsentationen so interaktiv und spannend gestalten, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch aktiv einbezogen werden.